Basismodul OPTIMIERUNG

Erarbeitung der Strategie und Zielsetzungen für die geplanten Prozessverbesserungen und Prozessoptimierungen, die beispielsweise folgende als Grundlage der neuen Prozesse Fragen beantworten:

• In welche Richtung und mit welchen Zielen sollen die Prozesse verbessert oder optimiert werden
• Welche Strategie verfolgt das Unternehmen aktuell und gegebenenfalls in der Zukunft
• Welche strategischen Ziele sollen erreicht werden
• Welche operativen Zielen werden angestrebt
• Welche grundsätzlichen Neuausrichtungen sollen die Prozesse in der Zukunft haben, wie beispielsweise hinsichtlich der Digitalisierung, Einsatz von Künstlicher Intelligenz und RPA, Kosten, Prozessgeschwindigkeit, Qualität, Risikominimierung, Rechtssicherheit, Internationalisierung, Kundenorientierung, Vorteile aus Mitarbeitersicht etc.

Sie erhalten eine zusätzliche weitergehende Schulung über die Vorgehensweise, wie Ihr geplantes Projekt umgesetzt wird. Im Umfang eines Tages (8 Stunden) erfahren Sie,

• welche Vorbereitungsarbeiten notwendig sind,
• welche Voraussetzungen auf Ihrer Seite getroffen werden sollen und
• wie die einzelnen Schritte im Projekt vorgesehen sind,
• wie Sie die Abwicklung Ihres Projektes organisieren können,
• welche Antworten und Lösungen es für Ihre speziellen Fragen geben kann,

Ihnen stehen Dokumente und Lernvideos zur Standard-Vorgehensweise zur Verfügung . Diese Schulungen werden online als Videokonferenz durchgeführt. Bei Schulungen vor Ort werden zusätzlich Reisezeiten und Reisekosten in Rechnung gestellt.

Die Projektmanagement-Schulung umfasst folgende Leistungen:

• Schulung der notwendigen Skills zum Projektmanagement des geplanten Projektes
• Planung und Vorbereitung des Projektes
• Planunug der Durchführung
• Methodik der laufenden Kontrolle und Steuerung des Projektes

Das Modul Geschäftsprozess-Management gibt Ihnen folgende Hilfestellungen:

• Grundlagen des Geschäftsprozess-Managements
• Einführung in das System des MULTIFUNKTIONALEN  GESCHÄFTSPROZESS-MANAGEMENTS
• Modellierungsmethodik
• IST-Modellierung: Darstellung der aktuellen Prozesse im Unternehmen/Organisation
• SOLL-Modellierung: Entwicklung und Darstellung verbesserter Prozesse
• Prozess-Dokumentation

Das Training der am Projekt Beteiligten umfasst folgende Inhalte:

• Information über die festgelegten Arbeitsschritte im Projekt
• Klärung der unterschiedlichen Rollen
• Vertiefung der einzelnen Rollen und Aufgaben im Projekt
• Besprechung des Vorgehens-Zeitplanes
• Detaillierung des vorgesehenen Zeitplanes
• Klärung offener Fragen der Beteiligten

Das Kick Off-Meetings hat folgende Zielsetzungen:

• Durchführung eines Projektstart-Meetings mit den Beteiligten oder allen Mitarbeitern des Unternehmens/Organisation
• Informationen der Teilnehmenden über die Ziele und die Abwicklung des geplanten Projektes
• Erklärung der Notwendigkeit zur Durchführung des Projektes und erwartete Vorteile für die Beteiligten und das Unternehmen
• Beantwortung offener Fragen
• Online-Durchführung des Kick Off-Meetings

Bei der Vor-Ort-Betreuung in der Startphase oder in späteren Phase werden Sie direkt an Ihrem Standort(en) betreut.

• Die Inhalte dieser Unterstützungsarbeiten müssen jeweils detailliert abgestimmt und geplant werden.
• Die angegebenen Kosten beziehen sich auf einen Arbeitstag bei Ihnen vor Ort (8 Stunden) zusätzlich allfälliger Reisezeiten, Fahrt- und Übernachtungskosten.

Folgende Unterstützungsarbeiten beinhalten die Hilfestellungen bei der IST-Modellierung

• Feststellung der derzeit vorhandenen Geschäftsprozesse, die es entweder dokumentiert gibt oder die undokumentiert gelebt werden
• Erstellung einer Prozesslandkarte, die die aktuellen Prozesse beinhalten, wobei die Prozesslandkarte
• Training der Modellierungsregeln und -vorschriften
• Einführung in die Nutzung des Geschäftsprozess-Modellierungstools

Leistungsumfang bei der Unterstützung zur SOLL-Modellierung:

• Kritische Analyse der IST-PROZESSE
• Suche von Ansatzpunkten von Prozessverbesserungen gemäß den strategischen Vorgaben und den definierten Zielen
• Anleitung zur Modellierung der SOLL-Prozesse
• Unterstützung bei der Analyse der Vorteile der neuen Prozesse, beispielsweise aus Sicht der Kosten, Bearbeitungs-, Durchlauf- und Transportzeiten, qualitative Vorteile etc.
• Kosten  für einen Arbeitstag (8 Stunden) siehe unten

Beim Externen Prozessmonitoring werden folgende Leistungen zur Verfügung gestellt:

• Periodische Überprüfung des Fortschrittes bei der Prozessoptimierung
• Stichprobenartige Überprüfung der notwendigen Qualität der Arbeiten beim Kunden
• Information an den Kunden, wenn ein Handlungsbedarf bezüglich Terminplan, Modellierungsqualität und Prozessoptimierungs-Systematik besteht

Im Rahmen der Unterstützung bei der Analyse der Prozessoptimierungs-Ergebnisse und der Auswertung der erreichten Optimierungsziele werden folgende Leistungen angeboten:

• Analyse der erzielten Geschäftsprozess-Optimierungs- oder Verbesserungs-Ergebnisse hinsichtlich der Erreichung der strategischen und operativen Zielsetzungen
• Auswertung und grafische Darstellungen der Erreichung der Ziele
• Unterstützung bei den Überlegungen, ob die bisherigen Ergebnisse für das Unternehmen ausreichend sind
• Gegebenenfalls die Durchführung eine Analyse der Gründe, warum die Ziele nicht erreicht wurden und welche weitere Vorgehensweisen gewählt werden können

Bei der Unterstützung der Analyse der SOLL-Prozesse soll auf der Basis der Einzelprozesse überprüft werden

• ob die angestrebte Qualität der SOLL-Prozesse erreicht wurde,
• ob die Verbesserungs- oder Optimierungsmöglichkeiten ausgeschöpft wurden oder ob noch weitere Optimierungspotenziale vorhanden sind

Die Ergebnis-Präsentation beinhaltet die folgenden Leistungen:

• Präsentation der Geschäftsprozess-Optimierungen von dem Management
• Diskussion der Ergebnisse mit dem Management
• Bewertung der Optimierungsergebnisse
• Diskussion der weiteren Vorgehensweis hinsichtlich weiterer Vertiefungen oder Umsetzungen der Ergebnisse

Die Präsentation beinhaltet folgenden Leistungsumfang:

• Abstimmung der Präsentationsziele und des Ablaufes mit dem Management
• Aufbereitung der Ergebnisse in eine Ergebnis-Darstellung (Powerpoint-Präsentation)
• Durchführung der Präsentation und Erläuterung der Ergebnisse
• Präsentation der Schlussfolgerungen
• Diskussion der Ergebnisse
• Durchführung der Präsentation Online
• Optional: Durchführung vor Ort beim Kunden gegen Verrechnung der Reisezeit, Reise und Übernachtungskosten.

Die Unterstützung bei der Planung und Umsetzung der Prozessoptimierung umfasst folgende Leistungen:

• Abstimmung mit dem Beratungskunden über die geplanten Inhalte, Ziele und Umsetzungsvorstellungen
• Besprechung der möglichen Alternativen der Projektdurchführung
• Abstimmung der Umsetzungsschritte

Der Ergebnisbericht enthält

• die wesentlichen Ergebnisse der Prozessverbesserungen
• die Darstellung der IST- und SOLL-Prozesslandkarte
• die empfohlenen weiteren Vorgehensschritte

Zur weitergehenden Optimierung der Simulation der notwendigen Geschäftsprozesse wird das Tool Adonis Enterprise benötigt. Zur Nutzung des Tools fallen monatlich Kosten in der Höhe von EUR 895 an.

Zusatznutzen des Sub-Moduls:

• Simulation der zur Optimierung notwendigen Geschäftsprozesse mit Berechnung der Prozesskosten, Durchlauf-, Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten und Vergleich zwischen Prozessvarianten
• Dokumentation, Analyse und Verwaltung der Risiken
• Darstellung des notwendigen Wissens und Know-how im Unternehmen (Knowledge Management)
• ACHTUNG: monatliche Kosten

Bei zusätzlichen Standorten sind folgende Zusatzleistungen vorgesehen:

• Anleitung für standortübergreifende Prozessmodellierungen
• Strukturierung der Optimierungsarbeiten hinsichtlich unterschiedlicher Standorte
• Anpassung der Projektstrukturen und -abläufe auf übergreifende Standortstrukturen
• Einbindung der weiteren Standorte in die laufenden Optimierungs- und Abstimmungsarbeiten
• Berücksichtigung der höheren Planungs-, Kommunikations- und Kontrollfunktionen
• Die Kosten gelten für jeden weiteren Standort